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Beitragsbild: Projekmanagemen Wissen 1
Projektmanagement

Serie: Projektmanagement Wissen #1

Was ist eigentlich…?

Sie sehen sich in Ihrer Firma mit einem Projekt oder einem Veränderungsvorhaben konfrontiert und finden sich im spezifischen Vokabular schwer zurecht? Wir erläutern Ihnen regelmäßig wichtige Stichworte rund um das Thema Projektmanagement.

 

3 Stichworte zum Thema “Projektmanagement”

Projektphasen

Es ist sinnvoll, ein Gesamtprojekt in sogenannte Phasen zu unterteilen. Auf diese Weise wird das Gesamtziel in Teilschritte heruntergebrochen und führt auch zu einer Verminderung der Komplexität. Am Ende jeder Phase wird geprüft, ob das Phasenziel (Budget, Termine, Ergebnisse) erreicht wurde. Jede Phase endet mit einem Entscheidungspunkt – dem sogenannten Meilenstein. Sollten hier schon Abweichungen bemerkt werden, kann steuernd eingegriffen werden, um größere Auswirkungen auf das Gesamtprojektziel zu vermeiden oder zumindest zu verringern.

Typische Phasen sind:

  1. Projektdefinition

  2. Projektplanung

  3. Projektdurchführung / -kontrolle und der

  4. Projektabschluss.

 

Es werden verschiedene Phasenmodelle  unterschieden: einfach, parallel oder iterativ.

Beim einfachen Phasenmodell laufen die einzelnen Phasen nacheinander und enden mit Erreichung des entsprechenden Meilensteins. Dieses Vorgehen ist allerdings in der Realität oft zu unflexibel und unwirtschaftlich, da die neue Phase immer erst begonnen wird, wenn die vorhergehende komplett abgeschlossen ist.

Das einfache Pahsenmodell

 

Das parallele Phasenmodell ermöglicht es, dass auch wenn erst Teile einer Phase abgeschlossen ist, die nächste beginnen kann. Zum Beispiel ist es recht häufig so, dass ein Unternehmen noch nicht alle Projektmitglieder an Bord hat und dennoch schon in die Planung einsteigt. Oder ggf. schon erste Softwareentwicklungen getestet werden bevor die Entwicklung komplett abgeschlossen ist. Ein Risiko kann entstehen, wenn Aktivitäten tatsächlich zu früh erfolgen und dann später eine hohe Nachbearbeitung erfolgen muss. Außerdem muss darauf geachtet werden, dass augenscheinlich unwichtigere Tätigkeiten nicht dauerhaft vernachlässigt werden, wie z.B. Dokumentationen.

Das parallele Phasenmodell

 

Ein iteratives Phasenmodell zielt darauf ab, dass die Phasen in mehreren Schleifen nacheinander ablaufen. Die Schleifen ermöglichen es Schritt für Schritt in Anlehnung an den PDCA-Zyklus (PLAN, DO, CHECK, ACT) das gewünschte Ergebnis erzielt wird.
Wie bei allen Modellen gibt es auch hier Nachteile bzw. Risiken, so zum Beispiel, wenn die Dokumentation vernachlässigt wird oder die Ergebnisse nach einem Durchgang zu wenig analysiert werden, um tatsächlich Verbesserungsmaßnahmen abzuleiten.

Das iterative Phasenmodell

 


Meilensteine

Meilensteine werden als Zwischenziele in Projekten gesetzt. Ein zu erreichender Meilenstein zeigt auf, bis zu welcher Frist definierte Aufgaben / Arbeitspakete erledigt sein müssen. Auf diese Weise wird der Projektverlauf in mehrere Etappen unterteilt.   Die Zwischenziele erleichtern die Planung und machen es einfacher den Projektfortschritt zu kontrollieren. Meilensteine können das Erreichen von Zwischenergebnissen markieren, aber auch Prüfpunkte darstellen, an denen (Zwischen-) Abnahmen oder auch Entscheidungen über die Fortsetzung des Projekts erfolgen. Die Abläufe von Arbeitspaketen mit einzelnen Aufgaben und eine Phase abschließende Meilensteine werden häufig in einem Gantt-Chart dargestellt.

 


Business Case

Durch einen Business Case werden die Investitionen für ein Projekt und die zu erwartenden Ergebnisse gegenübergestellt. Ein Business Case enthält Informationen zum Projektthema, dem Ziel, Finanzkennzahlen, Kosten / Investition, Risikoanalyse, Nutzenargumentation usw. Auf diese Weise werden die Ziele eines Projekts bewertet. Der Business Case soll dem Auftraggeber transparent die Projektvorteile, aber auch die Kosten und Risiken aufzeigen. Es ist je nach Komplexität sinnvoll, den Business Case auch im Projektverlauf noch einmal zu überprüfen und sicherzustellen, dass die Kosten immer noch in der gewünschten Relation zum erwarteten Ergebnis stehen.

 

Hier gehts zu Teil #2 der Serie

 

 

Tags:Beiträge, Business Case, Meilensteine, Projektphasen, Wissen

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