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Beitragsbild: Projektmanagement Wissen 4
Projektmanagement

Serie: Projektmanagement Wissen #4

Was ist eigentlich…?

Sie sehen sich in Ihrer Firma mit einem Projekt oder einem Veränderungsvorhaben konfrontiert und finden sich im spezifischen Vokabular schwer zurecht? Wir erläutern Ihnen regelmäßig wichtige Stichworte rund um das Thema Projektmanagement.

 

3 Stichworte zum Thema “Projektmanagement”

 

80-20-Regel

Das Pareto-Prinzip oder die „80-20-Regel“ wurde im 19. Jahrhundert vom italienischen Ökonom und Soziologen Vilfredo Pareto erfunden. Die Regel ist einfach: 80 % der Ergebnisse können mit 20 % des Gesamtaufwandes erreicht werden. Die verbleibenden 20 % der Ergebnisse erfordern mit 80 % die meiste Arbeit. Dies bedeutet, dass nur eine kleine Anzahl von Aufgaben für den Erfolg eines Projekts entscheidend sind. Es ist wichtig, die Aufgaben zu identifizieren und zu priorisieren, die den höchsten Wert generieren, da auf diese Weise viel Zeit gespart werden kann.

 

Nutzen im Projektmanagement

Im Projektmanagement hilft es dem Projektteam, sich auf die wichtigsten Aufgaben zu konzentrieren. Es sollte einen Projektplan geben, in dem Ziele festgelegt und Aufgaben sorgfältig nach ihrer Bedeutung für das Projekt geplant sind. Sicherlich ist das 80-20-Verhältnis hier nicht absolut anzuwenden und doch ist es entscheidend, dass sich das Projektteam nicht unnötig in zu tiefe Details einer Aufgabe verliert, die einen unnötigen Mehraufwand erfordern ohne einen weiteren Wert zu generieren.

 

Fehlersuche

Fehler unterliegen ebenfalls dem Pareto-Prinzip: Beim Risikomanagement und bei der Problemlösung stehen die Chancen gut, dass 80% Ihrer Probleme auf ein paar wichtige Ursachen zurückzuführen sind. Identifizieren Sie Ihre Hauptprobleme und deren Ursachen. Investieren Sie Ihre Energie, um die Ursachen, die die größten Auswirkungen haben, zu eliminieren oder zumindest zu reduzieren. Unterschätzen Sie nicht, dass es herausfordernd werden kann, da es sich häufig auch um die komplexesten Probleme handelt.

 


Magisches Dreieck

Das sogenannte „Magische Dreieck“ zeigt den Zusammenhang der drei grundlegenden Projekterfolgsparameter Zeit, Budget und Qualität auf.

Wenn im Projektmanagement Komplikationen auftreten, dann bedeutet das häufig, dass eines der Parameter nicht optimal erzielt werden kann. Dies kann in Form von Projektzeitverzögerung (Zeit) oder auch in Form von Kostenüberschreitungen (Projektbudget) sein. Um Zeit und Budget dennoch einhalten zu können, ist es mitunter dann auch erforderlich den Qualitätsanspruch an das Projektergebnis zu reduzieren.

Jede dieser Situationen ist für den Kunden schlecht: Ein zu spät geliefertes Projektergebnis von guter Qualität und zum ursprünglichen Preis kann hierbei ebenso Probleme verursachen wie eine schlechte Ergebnisqualität, die pünktlich bereitgestellt wurde.

Diese drei Dimensionen gilt es adäquat in Balance zu halten, d.h. einerseits gilt es natürlich, Komplikationen durch gute Planung zu vermeiden. Andererseits muss der Projektmitarbeiter oder auch der Projektmanager auch rechtzeitig signalisieren, wenn Korrekturen notwendig sind und entweder mehr Zeit oder auch mehr Budget bereitgestellt werden muss.

Damit die Fänge der Parameter nicht wirklich wie durch Zauberei zuschlagen, gilt es von Beginn an realistische Zielerwartungen zu haben. Häufig sind schon bei Projektbeginn falsche Zeit- oder Budgetvorstellungen seitens des Auftraggebers vorhanden. Dieser Schiefstand löst sich meist nicht durch ein Wunder auf, sodass früher oder später Abstriche gemacht werden müssen. Wenn Projekte dann teurer oder länger werden als geplant, liegt das nicht selten auch an einer falschen Ursprungsplanung und weniger am schlechten Projektmanagement.

 


Ampelfunktion im Statusbericht

Wer kennt Sie nicht: Um den Status von Arbeitspaketen oder dem ganzen Projekt einfach und greifbar zu visualisieren, nutzen viele Projekte die Ampeldarstellung im Statusbericht. Die drei farblichen Zustände sind wie folgt definiert:

 

Darstellung der Ampelfunktion


Der Nachteil der Ampeldarstellung ist jedoch, dass diese häufig auch ein ganzes Stück nach dem subjektiven Empfinden des Arbeitspaket-/Projektverantwortlichen erfolgt. Wann sieht der Projektmitarbeiter ein Problem als nicht lösbar an bzw. wann meldet er eventuelle Schwierigkeiten? Erst wenn diese unvermeidbar sind?

Es ist daher wichtig, die Bedeutung der Farben eindeutig zu beschreiben, damit alle ein einheitliches Verständnis haben. Sinnvollerweise werden Schwellenwerte für Kosten- und Zeitüberschreitung festgelegt, z.B. dass eine Kostenüberschreitung unter 5% noch als grün zu werten ist etc.

Abhängig vom Status bedarf es zusätzlicher Details im Statusbericht. Beim Status Grün wird daher meist nur der aktuelle Fortschritt des Arbeitspakets im Vergleich zum vorherigen Statusbericht aufgeführt. Setzt der Projektmitarbeiter allerdings den Status Gelb oder Rot, dann muss einerseits die Planabweichung transparent aufgezeigt werden, die Auswirkungen auf Zeit, Budget und Qualität, Hintergründe der Abweichung und letztlich die Gegenmaßnahmen andererseits beschrieben werden. Der Detailierungsgrad des Statusberichts sollte sich hierbei immer an dem Informationsbedarf der Zielgruppe / Stakeholders orientieren.

 

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Tags:Erfolg, Methoden, Wissen

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