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Beitragsbild Lesson Learned
Projektmanagement

Lesson Learned – oft vernachlässigt?

Warum die regelmäßige Rückschau so wichtig ist

Die Durchführung, Analyse und Weitergabe einer Lesson Learned ist ein Standardbestandteil des Projektmanagement-Lebenszyklus. Dabei soll das Projektmanagementvorgehen weiter verbessert werden und zukünftige Projekte sollen von den Erkenntnissen profitieren. Es kann auch die Entwicklung einzelner Projektteammitglieder unterstützen und so zum Beispiel einen Projektmanager in seinen Fähigkeiten stärken. Die klassische Lesson Learned ist ein wichtiger Bestandteil des Projektabschlusses. Bei längeren Projekten sind allerdings auch Zwischen-Lessons sinnvoll. Im Rahmen des agilen Projektmanagements beleuchten sogenannte Retrospektiven den Erfolg, die Unterschiedlichkeit und mögliche Entwicklungsfelder regelmäßig und nicht ausschließlich am Ende des Projekts.

Wie funktioniert das konkret?

 

Ziele einer Lesson Learned sind:

  • wünschenswerte Projektergebnisse anzuerkennen, zu fördern und wiederholbar zu machen
  • unerwünschte Projektergebnisse zu verhindern und auszuschließen
  • Raum für Mitglieder von Projektteams zu schaffen, um über ihre Erfahrungen nachzudenken und daraus zu lernen und so ihre individuelle Entwicklung zu unterstützen
  • das gewonnene Wissen weiterzugeben, damit andere von den Erfahrungen ihrer Kollegen lernen können.

Eine Lesson Learned sollte sich daher mit unterschiedlichen Fragen beschäftigen und dabei sowohl technische Aspekte des Projekts, also auch Projektmanagementmethodik wie z.B. Projektplan, Risikomanagement usw. berücksichtigen. Darüber hinaus sind auch Themen wie Kommunikation und Mitarbeiterführung zu betrachten.

Letztlich geht es um die zentralen Fragen:

  • Was lief gut?
    • Die während des Projekts angewandten Best Practices werden dokumentiert und auf diese Weise für zukünftige Projekte nutzbar gemacht.

  • Was lief weniger gut?
    • Hier sollen falsche Entscheidungen, falsche Implementierungen oder Hindernisse, die dazu geführt haben, dass das Projektteam langsamere Ergebnisse liefert, erfasst werden. Außerdem sollen Maßnahmen identifiziert werden, um im weiteren Projektverlauf oder zukünftigen Projekten nicht wieder vor ähnlichen Problemen zu stehen.

  • Was sollten wir beim nächsten Mal besser machen bezogen auf die Planung, Durchführung und den Projektabschluss?
    • Wenn das Projekt erneut durchgeführt werden würde, was könnte besser gemacht werden? Hatte das Projekt Probleme aufgrund von Einschränkungen, z.B. mangelnde Verfügbarkeit von Ressourcen? Hat das Projekt einige Planungsschwächen durchgemacht? Diese sollten zusammen mit den Gründen und möglichen Vorbeugemaßnahmen dokumentiert werden.

Ergänzend sollte sich jedes Projektmitglied ebenfalls kritisch fragen: Was würde ich selbst beim nächsten Mal anders machen?
Wenn Sie das Gefühl haben, dass der Informationsfluss im Projekt nicht ganz optimal war, kann auch eine zusätzliche Frage hierzu passend sein: An welcher Stelle hätte ich andere / zusätzliche Informationen benötigt?

 

Warum sind Lessons Learned wichtig und wie können sie zur Verbesserung der neuen Projekte in einem Unternehmen beitragen?

 

Im besten Fall gibt es eine zentrale Ablage der gesammelten Lessons Learned, sodass Sie sich vor Beginn Ihres neuen Projekts, informieren können, ob es aus vergangenen Projekten nützliche Hinweise gibt. Die gewonnenen Erkenntnisse helfen allerdings ebenfalls, um den Projektmanagementprozess generell kontinuierlich zu verbessern und sollten so direkte Anwendung in laufenden oder neuen Projekten im Unternehmen finden.

Leider wird die Lesson Learned am Ende des Projekts häufig sehr stiefmütterlich behandelt. Meist ist das Projektteam so froh, dass das Projekt geschafft ist, sodass es nicht selten an Engagement mangelt, diesen letzten Projektschritt auch noch durchzuführen. Grund hierfür ist sicherlich die Haltung des Managements zum Thema Verbesserung und Fehlerkultur und auch ob eine Lesson Learned einen reinen Negativ-Charakter hat. Letzteres passiert, wenn Sie lediglich die Fehler und Probleme betrachten und sich keine Zeit dafür nehmen, was auch positiv gelaufen ist.

 

Empfehlung

 

Führen Sie die Lesson Learned bei Projekten mit einer Dauer von mehr als 3 Monaten regelmäßig durch. Als Projektmanager können Sie auch ohne offiziellen Lesson-Learned-Termin bei Ihrem Projektteam erfragen, welche Lessons (Lektionen) diese bereits gesammelt haben, um so schon unterwegs Verbesserungen oder auch Bestärkungen nutzbar zu machen. Dies wird auch im agilen Projektdenken widergespiegelt.

 

 

Tags:Erfolg, Führung

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