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Stakeholder Management

Stakeholder Management

Unterschätzen Sie nie den Einfluss von Stakeholdern auf Ihren Projekterfolg. Unabhängig von Projektmanagementmethodik, dem/der ausgewählten ProjektmanagerIn und der eingesetzten Technik kann ein entsprechender Stakeholder mit genug Einfluss – aber zu wenig Beachtung – Ihren Projekterfolg erheblich verlangsamen oder gar verhindern.

Stakeholdermanagement ist mehr als eine Alibi-Handlung!

Ein effektives Management erfordert proaktive und kontinuierliche Einbindung der Stakeholder – einschließlich Identifikation, Kommunikation und Risikoplanung sowie aktive Zusammenarbeit – während des gesamten Projektlebenszyklus. Gute Kommunikation hält wichtige Akteure an Bord.

Denn fast jedes Projekt, an dem Sie arbeiten – groß oder klein, einfach oder komplex – benötigt Input von anderen Menschen in Form von Unterstützung, Investitionen und / oder Ressourcen.

Stakeholder-Management bezeichnet den Prozess der Auseinandersetzung mit genau diesen Menschen (oder auch Gruppen) und der Pflege guter Beziehungen zu ihnen.

Wie sieht Ihre Stakeholdermanagement-Strategie aus?

Bevor Sie Ihre Stakeholder „managen“ können, müssen Sie im ersten Schritt wissen, wer überhaupt als Stakeholder zu berücksichtigen ist. Um eine umfassende Liste von Interessengruppen zu ermitteln, sollte das Projektteam Personen oder Gruppen identifizieren, die zu dem Projekt beitragen oder einen Nutzen daraus ziehen. Das Team sollte Stakeholder auf ihren Einfluss, das Ausmaß, in dem sie betroffen sind, und ihre Einstellung gegenüber dem Projekt bewerten. Die Perspektiven, die Beteiligung und die Fähigkeit von Interessengruppen, das Projekt zu beeinflussen, können sich während der gesamten Laufzeit ändern. Teams sollten Stakeholder nicht nur in der Projektentwicklungsphase, sondern auch periodisch während des gesamten Projekts identifizieren. Wiederholte Stakeholder-Analysen werden Ihrem Team helfen, den richtigen Ansatz für eine effektive Stakeholder-Kommunikation und -Risikominderung sowie für ein angemessenes Stakeholder-Engagement während des gesamten Projekts zu finden. In jeder neuen Phase sollten Sie daher die Stakeholder-Analyse erneut prüfen, um taktische Entscheidungen zu treffen, und um wichtige Interessengruppen für die Unterstützung der Projektziele zu gewinnen.

Verstehen Sie Ihre Schlüsselpersonen?

Sie sollten Ihre Stakeholder verstehen und am besten aus unterschiedlichen Blickwinkeln beleuchten. Hierbei können folgende Fragen hilfreich sein:

  • Welches finanzielle oder emotionale Interesse haben Ihre Stakeholder am Erfolg oder auch Misserfolg des Projekts?
  • Was motiviert Ihre Stakeholder am meisten?
  • Welche Informationen wollen die Stakeholder von Ihnen und welchen Kommunikationskanal wünschen sie sich?
  • Was genau benötigen Sie selbst von den jeweiligen Stakeholdern? Wie oft benötigen Sie diese Art der Unterstützung? Ist das eine Standardarbeit oder erfordert es zusätzlichen Einsatz für das Projekt?
  • Wer beeinflusst die Meinung Ihrer Stakeholder? Zählen diese „Influencer“ vielleicht selbst zu den Stakeholdern und wird dies bereits berücksichtigt?
  • Welche Konsequenzen ergeben sich, wenn Sie bestimmte Stakeholder nicht für Ihr Projekt gewinnen oder zumindest neutral halten können?

Um eine gute Beziehung zu Ihren Stakeholdern aufzubauen, kann es sogar hilfreich sein, viele dieser Fragen mit ihnen im direkten Austausch zu klären. Zusätzlich zur Power-Interest-Matrix – die wir Ihnen im nächsten Abschnitt vorstellen – können Sie Ihre Stakeholder auf Basis der Befragung auch farblich markieren: grün für Befürworter und Unterstützer, rot für Blockierer und Kritiker, gelb für neutrale Parteien.

Die Power-Interest-Matrix

Wenn die Liste der potentiellen Stakeholder steht (z.B. Vorgesetzter, Kollegen, IT-Abteilung, Betriebsrat usw.), und Sie schon mal einen ersten Überblick haben, wer Befürworter, Unterstützer, Blockierer, Kritiker bzw. neutral ist, gilt es die Stakeholder nun weiter zu priorisieren.

Sie können Ihre Stakeholder in einer Power-Interest-Matrix nach ihrer Macht / ihrem Einfluss über Ihre Arbeit und deren Interesse am Projekt einordnen und klassifizieren:

 

Die Position, die Sie einem Stakeholder im Raster zuweisen, zeigt Ihnen die Maßnahmen und deren Umfang auf, die Sie ergreifen müssen:

Hoher Einfluss / Hohe Macht und hohes Interesse (Haupt-Stakeholder):

Sie müssen sich für diese Stakeholder voll engagieren und die größten Anstrengungen unternehmen, um sie zu befriedigen.

Hoher Einfluss / Hohe Macht und geringes Interesse (Zufriedenheit aufrechterhalten):

Kümmern Sie sich um diese Stakeholder ausreichend, um sie zufrieden zu stellen. Allerdings sollten diese Stakeholder auch nicht überfrachtet werden, damit sie nicht von Informationen / Botschaften gelangweilt werden.

Geringer Einfluss / Geringe Macht und hohes Interesse (Informiert halten):

Diese Personen sollten Sie angemessen informieren und mit ihnen sprechen, um sicherzustellen, dass keine größeren Probleme auftreten. Personen in dieser Kategorie können auch gute Austauschpartner mit zusätzlichen Perspektiven auf Ihr Projekt sein.

Geringer Einfluss / Geringe Macht und geringes Interesse (Im Blick behalten):

Beobachten Sie diese Stakeholder, aber langweilen Sie sie nicht mit übermäßiger Kommunikation.

Solche Stakeholder-Ratings helfen dabei, einen effektiven Kommunikationsplan zu erstellen, der berücksichtigt, dass jede Gruppe unterschiedliche Informationsbedürfnisse hat. Zum Beispiel sollten die Stakeholder im oberen rechten Quadranten am meisten am Projekt beteiligt werden, sie besitzen die meiste Macht, um das Ergebnis des Projekts zu beeinflussen. Das Team sollte versuchen, diese Stakeholder durch gezielte Kommunikation und Involvierung positiv für das Projekt zu nutzen. Je nach vorheriger Einsortierung in Blockierer, Kritiker, Befürworter und Unterstützer erhalten Stakeholder noch einmal besondere Aufmerksamkeit.

Darüber hinaus ist die Identifikation von Stakeholder-Einstellungen nützlich für die Planung des Risikomanagements. Jede Person oder Gruppe, die als negativ oder neutral gegenüber dem Projekt bewertet wird, zeigt potenzielle Risiken auf. Das Team sollte die Interessengruppen, die das Projekt nicht unterstützen, und solche die den größten Einfluss haben, priorisieren. Durch gezielte Ansprache dieser Stakeholder wird das Projektrisiko reduziert.

 

Klare Botschaft – klarer Nutzen

Als nächstes überlegen Sie, was genau Sie mitteilen müssen, um Ihre Stakeholder zu überzeugen, Sie zu unterstützen und sich mit Ihrem Projekt zu beschäftigen. Heben Sie die Vorteile hervor, die Ihr Projekt für die Organisation oder die betroffenen Personen mit sich bringt, und konzentrieren Sie sich auf wichtige Leistungstreiber wie zum Beispiel die Steigerung der Rentabilität oder die Bereitstellung echter Verbesserungen. Hilfreich ist immer die Frage: Welchen Mehrwert kann Ihr Projekt für den Stakeholder erbringen?

 

Auf die Plätze, fertig, los – Identifizieren Sie konkrete Aktionen / Kommunikationsschritte

Erstellen Sie als nächstes einen Aktions- und Kommunikationsplan. Berücksichtigen Sie hierbei die Zeit und die Ressourcen, die Ihnen zur Verfügung stehen. Nichts ist frustrierender und weniger nachhaltig als ein unrealistischer Plan, der direkt nach der Kickoff-Woche scheitert. Konzentrieren Sie sich zuerst auf die wichtigsten Stakeholder und später auf die weniger wichtigen (Anhaltspunkte hierfür liefert Ihnen Ihre Power-Interest-Matrix).
Entwickeln Sie einen Plan, bei dem so einfach und effizient wie möglich die richtige Menge an geeigneten Informationen kommuniziert wird. Überlegen Sie, wie oft jeder Stakeholder Updates erhalten soll und in welcher Form. Würden sie E-Mail- oder persönliche Besprechungen oder visuelle Aktualisierungen wie Gantt-Diagramme oder Infografiken bevorzugen?
Denken Sie daran: Sie wollen Ihre Stakeholder engagiert und unterstützend halten. Es geht nicht darum, sie zu überfrachten oder ihre Zeit zu verschwenden. Denken Sie darüber nach, wie Sie die Opposition von Skeptikern gewinnen oder neutralisieren können. Wo Sie aktive Unterstützung der Stakeholder benötigen, überlegen Sie, wie Sie ihr Interesse steigern können. Hilft hier vielleicht ein Prototyp oder eine Testumgebung, um das Projektziel greifbarer zu machen? Eine clevere Strategie kann es auch sein, den gewünschten Service oder das herzustellende Produkt von einem anderen einflussreichen Stakeholder präsentieren zu lassen und den Nutzen aus seiner Perspektive aufzeigen zu lassen. Bringen Sie all Ihre Überlegungen in einen Gesamtplan (Sie finden in der Mediathek unter „Vorlagen“ kostenlose Downloads).

 

Nach dem Plan kommt die Umsetzung

Sobald Sie Ihren Stakeholder-Management-Plan vorbereitet haben, können Sie mit der Umsetzung beginnen. Ziel muss es sein, das Stakeholder-Management zu einem integralen Bestandteil Ihres Projekts zu machen und nicht als unwichtige Nebenaufgabe zu behandeln. Wie bereits erwähnt, sollten Sie den Plan regelmäßig überprüfen, um etwaige Änderungen bei Ihren Stakeholdern frühzeitig zu bemerken und zu berücksichtigen.

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