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Interne Kommunikation

Mit Instant Messaging wird alles besser – nur Hoffnung oder Realität?

Instant Messaging in Unternehmen

Instant Messaging oder auch Chat-Anwendungen sind zu einem einfachen und wichtigen Tool der internen Kommunikation im Unternehmen geworden. Text und Emojis werden umfassend genutzt zur Klärung kurzer Fachfragen, aber auch zum Austausch über das Wochenende oder der Abstimmung über den heutigen Ort fürs Mittagessen. Dies beeinflusst nicht nur, wie MitarbeiterInnen und Teams zusammenarbeiten, es hält auch ein paar Tücken bereit.

Doch was genau sind denn die Vor- und die Nachteile des internen Chats?

 

Ein wesentlicher Zweck von Instant Messaging ist sicherlich, dass Kollegen schnell und unkompliziert um fachlichen Rat gefragt werden können und durch die synchrone Kommunikation geht das auch entsprechend flott – vorausgesetzt der Befragte ist online. Auch in der Gruppe sind die Chat-Funktionen wesentlich effektiver einzusetzen, um Themen zu diskutieren oder auch gemeinsam an Dateien zu arbeiten.

Problematisch ist jedoch, dass es meist zu viele Anwendungen in Unternehmen gibt. Hier unterscheiden sich die Favoriten schon zwischen den Abteilungen: Der Vertrieb schwört auf das im CRM-System integrierte Chat-Tool, die Software-Entwickler verteidigen Slack und die Geschäftsführung sieht die klassische E-Mail noch als richtigste Lösung an. Sie kennen das sicherlich auch aus Ihrem Unternehmen, oder? Hier ist es wichtig, dass Sie sich frühzeitig auf ein Tool einigen und dieses auch leicht zugänglich machen.
Was selbstverständlich erscheint, sollte dennoch nicht vergessen werden: eine Anbindung ans Smartphone ist hierbei unumgänglich.

 

Es ist wichtig, dass Sie sich frühzeitig auf ein Tool einigen und dieses leicht zugänglich machen

 

Als nächstes stehen Organisationen dann vor der Herausforderung: Aktive Nutzung durch die MitarbeiterInnen. Es macht keinen Sinn, dass Vertriebsdiskussionen per Instant Messaging geführt werden, wenn lediglich 15 % des Vertriebsteam das Tool nutzen. Gefahr ist hierbei, dass die Organisation nur noch ein weiteres Tool an Board hat, ohne dass sich die Kommunikation z.B. per E-Mail reduziert. Sinnvoll ist es daher, dass das Ziel des Chat-Tools klar ist: Anzahl der täglichen E-Mails halbieren – für Absprachen / Diskussionen besser den Chat nutzen – E-Mail nur für Kommunikation nach außen oder als finale Doku nutzen usw.

Nehmen wir an, die Organisation hat ein Tool und konnte auch die Mitarbeiter für die Nutzung begeistern, dann dauert es nicht lange bis es zu jedem Thema Chats gibt und diverse Gruppen ins Leben gerufen werden. Über kurz oder lang sind die ersten Mitarbeiter schon wieder genervt, da sie nicht ständig angepingt werden wollen oder schlicht den Überblick verlieren. Somit gilt es schon bei der Anschaffung der Chat-Lösung zu erfragen, welche Orga-Funktionen es gibt – sortieren nach Thema, Gruppen in Anlehnung an die Orgastruktur – und dass diese einfach zu benutzen sind.

 

Instant Messaging hat seine Grenzen

 

So wunderbar Instant Messaging sein kann, um effektiv in Gruppen oder im Projektteam zu kommunizieren, es hat seine Grenzen: Es ersetzt nicht, die Unternehmens-News, es ersetzt auch nicht ein strukturiertes Dokumentenmanagement und eignet sich nicht für die Entwicklungsdoku des aktuellen Software-Release. (o;

Unsere Empfehlung: Nutzen Sie Instant Messaging als Ergänzung, um Mails und nur temporär gültige Wiki-Einträge, die eher Diskussions- oder Abstimmungscharakter haben, zu reduzieren und sehen Sie es nicht als Allzweck-Waffe, um Kommunikationsprobleme zu lösen.

Tags:4.0, Beiträge, Digitalisierung

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