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Projektmanagement

Serie: Projektmanagement Wissen #3

Was ist eigentlich…?

Sie sehen sich in Ihrer Firma mit einem Projekt oder einem Veränderungsvorhaben konfrontiert und finden sich im spezifischen Vokabular schwer zurecht? Wir erläutern Ihnen regelmäßig wichtige Stichworte rund um das Thema Projektmanagement.

 

3 Stichworte zum Thema “Projektmanagement”

 

Gantt-Diagramm

Sind Sie dafür verantwortlich, eine Veranstaltung für Ihr Unternehmen zu organisieren oder mit einem anderen Projekt betraut worden? Dann kann es schnell mal passieren, dass Sie vom Projektumfang – Anzahl Aufgaben, involvierte Personen, Dinge, die parallel passieren müssen – überwältigt sind. Um hier den Überblick zu behalten, kann ein Gantt-Diagramm nützlich sein.
Ein Gantt-Diagramm – englisch Gantt-Chart – ist ein grafisches Werkzeug, welches auch heute noch sehr häufig im Projektmanagement verwendet wird. Gantt-Diagramme wurden von Karol Adamiecki in den 1890er Jahren entwickelt, um ihn bei der Verwaltung großer Ingenieurprojekte in seinem Stahlwerk zu unterstützen. Mitte der 1910er Jahre entwickelte Henry Gantt, ein US-amerikanischer Ingenieur, im Rahmen seines Beratungsgeschäfts eine ähnliche Diagrammart. Durch die anschließende Verbreitung wurde die Diagrammart schließlich nach seinem 2. Schöpfer benannt.

 

Warum kann ein Gantt-Diagramm nützlich sein?

Ein Gantt-Diagramm stellt Aktivitäten oder Aufgaben im Zeitverlauf dar und hilft so, den Überblick zu behalten. Es zeigt auf einen Blick, was die einzelnen Aktivitäten sind, wann sie beginnen und enden sollten, ob sich die Aktivitäten überschneiden und wie das Projekt innerhalb einer bestimmten Zeit abgeschlossen werden kann. Auf dem Diagramm werden Aufgaben auf der vertikalen Achse angezeigt, während die geplante Zeit auf der horizontalen Achse liegt. Jede Aufgabe wird durch eine Leiste dargestellt, die die für das Projekt erforderliche Zeit angibt. Der Balken stellt dann den Prozentsatz der erledigten Aufgaben dar. Es zeigt auch Abhängigkeiten in Form von Verknüpfungen zwischen verschiedenen Aktivitäten. Es ist sehr wichtig zu verstehen, wie Aktivitäten miteinander verknüpft sind. Auf diese Art kann Projektmanager ableiten, was die Verzögerung einzelner Aktivitäten für den restlichen Projektplan bedeutet. Typische Einsatzgebiete für ein Gantt-Diagramm sind u.a. Softwareentwicklung, abteilungsübergreifende Projekte, Planung und Organisation großer Veranstaltungen, Erstellung eines abteilungsübergreifenden Berichts.

 

Gantt-Diagramm
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Vor- und Nachteile:

Die Visualisierung des Projektfortschritts und damit die bessere Überwachung ist ein großer Vorteil eines Gantt-Diagramms. Es dient außerdem dazu, die Kommunikation mit unterschiedlichen Stakeholdern und Projektmitgliedern zu vereinfachen und zu vereinheitlichen, da jeder für seinen Bereich den Stand der Dinge ablesen kann. Es ist einfach ersichtlich, welcher Schritt als nächstes kommt und wer involviert ist. Ein weiterer Vorteil ist auch, dass leicht Anpassungen vorgenommen werden können und so die Aktualität gut machbar ist. Natürlich ist es auch sinnvoll, die notwendigen Aktivitäten im Voraus zu kennen und von der möglichen Parallelität zu profitieren. Was kann schon parallel gestartet werden? Genau diese Information lässt sich ebenfalls im Gantt-Diagramm leicht ablesen.
Wie jedes Tool gibt es natürlich auch hier Nachteile: Ein solches Gantt-Diagramm kann nämlich schnell zu umfassend werden und verliert dann seinen Zweck der übersichtlichen Visualisierung. Immer wieder sind Projektmanager oder auch Entscheidungsträger daran interessiert möglichst alle relevanten Aktivitäten ablesen zu können. Hierfür ist das Gantt-Diagramm nicht geeignet. Auch ist die regelmäßige Aktualisierung des Gantt-Diagramms nicht zu unterschätzen. Es ist zudem nicht möglich Prioritäten anzugeben oder auch die Kosten einer Aktivität sichtbar zu machen.

 

Fazit:

Als Visualisierungs-Tool ist ein Gantt-Diagramm prima geeignet. Vor allem um einen schnellen und klaren Überblick über den Projektfortschritt zu bekommen, um Stakeholder abzuholen oder die Auswirkungen von Verzögerungen sichtbar zu machen. Das funktioniert allerdings nur so lange, wie Sie das Gantt-Chart nicht überfrachten. Weniger ist hier häufig mehr.

 


Kick-off

Das Kickoff-Meeting zu Beginn eines Projekts wird oft in seiner Wirkung und Bedeutung unterschätzt und dabei ist es bereits ein kritischer Moment im Projekt. Dieses spezielle Meeting stellt eine Gelegenheit dar, gemeinsame Ziele und Vorgehensweisen festzulegen. Ein Projekt-Kickoff-Meeting ist das erste Meeting zwischen dem Projektteam und dem (internen) Kunden oder Sponsor eines Projekts. Es findet statt, nachdem die Verträge unterzeichnet wurden und eine Vereinbarung über die Leistungsbeschreibung, die Kosten und den Zeitplan getroffen wurde bzw. wenn es sich um ein firmeninternes Projekt handelt, wenn der Business Case besprochen, genehmigt und das notwendige Budget freigegeben wurde.

Im Rahmen des Projekt-Kickoff-Meetings soll das Team vorgestellt werden, der Hintergrund des Projekts präsentiert werden und es soll sich darüber verständigst werden, wie effektiv zusammengearbeitet wird. Handelt es sich um ein Projekt mit externen Kunden, dann können Dauer und Agenda des Kickoff-Meetings anders gestaltet werden, als wenn es sich um ein rein internes Kickoff-Meeting handelt. Letzteres ist häufig auch eine Kombination aus Kickoff und erstes Arbeitsmeeting, um bereits tiefere Details zum Projektvorgehen zu klären. Gegenüber dem externen Kunden konzentriert es sich auf das Kennenlernen und Vorstellen des Zeitplans und Projektvorgehens. Der Kunde soll sich bestätigt fühlen, eine gute Wahl mit Ihnen als Projektteam getroffen zu haben.
Dem Kunden-Kickoff vorangestellt sollte das Projektinterne Kickoff stehen. Bei firmeninternen Projekten kommt das Kunden-Kickoff einem Startmeeting mit Entscheidungsträgern auf der obersten Hierarchie-Ebene gleich.
Der interne Projektstart ist nicht nur ein Vorläufer des Client-Kickoff-Meetings, sondern gibt den Ton, Stil und die Vision des gesamten Projekts vor. Als Projektmanager sollten Sie nicht die Chance vertun, bei dieser Gelegenheit Ihr Team zu instruieren und auch die Basis für einen guten Zusammenhalt zu erreichen.

 

Beispielagenda für das interne Kickoff

Es ist wichtig, die Vorbereitungszeit für das interne Kickoff wie auch das Kunden-Kickoff nicht zu unterschätzen.

  1. Begrüßung, Einleitung

  2. Hintergrund zum Kunden/Sponsor

  3. Projekt – warum machen wir das?

  4. Umfang – was machen wir?

  5. Ansatz – wie können wir das erreichen?

  6. Rollen – wer macht was? (z.B. durch eine RACI-Matrix)

  7. Teamwork – wie arbeiten wir zusammen?

  8. Kickoff – Was ist die Agenda für das Kunden-Kickoff?

  9. Weiter – wie bleiben wir in Schwung?

  10. Q & A – Was ist noch offen?

 

Wenn möglich, können zum Beispiel die Agendapunkte 5. Ansatz und 7. Teamwork auch im Rahmen des Kickoffs gemeinsam erarbeitet werden. Das bringt den Zusammenhalt und die Identifikation der einzelnen Teammitglieder voran. Diese fehlende Identifikation und der fehlende Teamgedanke sind bei Projekten ohne ordentliches Kickoff-Meeting meist dauerhaft spürbar und hindern nicht selten das effiziente Vorankommen im Projektalltag.

 


RACI-Matrix

Projektmanagement ohne Rollen- bzw. Aufgabenverteilung ist mit großer Sicherheit wenig erfolgsversprechend. Daher ist es wichtig, Rollen und Verantwortlichkeiten frühzeitig in einem Projekt zu identifizieren. Die Anwendung des RACI-Modells kann hierbei hilfreich sein.
Erfolgreiche Projekte erfordern die Beteiligung unterschiedlicher Menschen. Doch wie vermeiden Sie, dass mehrere Personen sich für dieselbe Aufgabe verantwortlich fühlen oder aber im Kontrast, es Aufgaben gibt, für die niemand die Verantwortung übernehmen will? Woher weiß überhaupt jeder, für welche Aufgaben er verantwortlich ist und über welche Aufgaben und Arbeitsergebnisse er lediglich informiert sein muss?

Wenn Sie diese Arten von Kommentaren in einer Organisation hören, ist eine RACI-Matrix möglicherweise überfällig:

 

„Mein Chef setzt meine Entscheidungen immer dann außer Kraft, wenn er möchte.“
„Der Genehmigungsprozess für die einfachsten Artikel dauert heute so lange.“
„Es scheint, dass jeder eine Tabelle mit denselben Daten zusammenstellt.“
„Ich habe die Verantwortung, aber nicht die Befugnis, die Arbeit zu erledigen.“

 

Eine RACI-Matrix ist ein einfaches Werkzeug, um Rollen und Verantwortlichkeiten zu identifizieren und Verwirrung über diese Rollen und Verantwortlichkeiten während eines Projekts zu vermeiden.

 

Das Akronym RACI steht für:

Responsible – verantwortlich:
Person, die eine Tätigkeit ausführt oder die Arbeit verrichtet.

Accountable – kaufmännisch verantwortlich:
Person, die letztlich verantwortlich im Sinne von „genehmigen“, „billigen“ oder „unterschreiben“ ist und über Ja / Nein / Veto verfügt. Diese Person ist für die korrekte und vollständige Erledigung der Aufgabe verantwortlich ist.

Consulted – Konsultiert:
Die Personen, die Informationen für das Projekt bereitstellen und mit denen wechselseitige Kommunikation besteht. Dies sind in der Regel mehrere Personen, häufig Fachexperten, geben Feedback und tragen zur Aktivität bei.

Informed – Informiert:
Die Personen werden über den Fortschritt informiert und über Maßnahme Bescheid wissen müssen. Dies sind Stakeholder, die vom Ergebnis der Aufgaben betroffen sind und daher auf dem neuesten Stand gehalten werden müssen.
Ohne klar definierte Rollen und Verantwortlichkeiten können Projekte leicht in Schwierigkeiten geraten. Wenn die Mitarbeiter wissen, was das Management von ihnen erwartet, ist es für sie einfacher, ihre Arbeit pünktlich, innerhalb des Budgets und auf dem richtigen Qualitätsniveau zu erledigen.

 

In welchen Situationen eine RACI-Matrix hilft:

Eine RACI-Analyse wird verwendet, um Rollen und Verantwortlichkeiten zu diskutieren, zu vereinbaren und zu kommunizieren und ist für folgende Szenarien nützlich:

Workload-Analyse:
Überlastungen werden schnell erkannt.

Reorganisation:
Um sicherzustellen, dass wichtige Funktionen und Prozesse nicht übersehen werden.

Onboarding:
Neuankömmlinge können ihre Rollen und Verantwortlichkeiten schnell erkennen.

Arbeitsaufgabe:
Ermöglicht die effektive Umverteilung von Aufgaben zwischen Gruppen und Einzelpersonen.

Projektmanagement:
Ermöglicht Flexibilität in Matrix-Verwaltungssituationen, um die richtige Balance zwischen Linien- und Projektverantwortlichkeiten zu gewährleisten.

Konfliktlösung:
Bietet ein Forum für Diskussionen und die Lösung von Konflikten zwischen Abteilungen.

Dokumentiert den Status Quo:
Die Ausgabe von RACI ist eine einfache und dennoch effektive Methode zur Dokumentation der Rollen und Verantwortlichkeiten in einer Organisation.

 

So erstellen Sie eine RACI-Matrix:

  1. Ermitteln Sie alle Aufgaben, die zur Ausführung des Projekts erforderlich sind, und listen Sie diese in Abschlussreihenfolge auf.

  2. Identifizieren Sie alle Projektrollen und listen Sie diese am oberen Rand des Diagramms auf.

  3. Füllen Sie die Zellen des Diagramms aus und vergeben Sie analog zu Erläuterung die RACI-Rollen: Responsible, Accountable, Consulted und Informed.

  4. Stellen Sie sicher, dass für jede Aufgaben eine Person responsible (verantwortlich für die Ausführung) und accountable (kaufmännisch verantwortlich) ist.

  5. Keiner Aufgabe sollte mehr als eine für die Ausführung der Aufgabe verantwortliche Person (responsible) zugeordnet sein. Lösen Sie vorhandene Konflikte, wenn die Ausführungsverantwortung bei mehreren Personen liegt.

  6. Teilen Sie Ihre RACI-Matrix mit Ihren Stakeholdern, bevor Sie mit dem Projekt beginnen.

 

RACI-Matrix

 

RACI-Matrix: Vertikale Analyse

Viele R’s für eine Person:
Ist es möglich, dass diese Person zu viele Aufgaben inne hat? Können die Aufgaben aufgeteilt und ggf. auch delegiert werden?

Keine leeren Tabellenzellen:
Muss die Personen tatsächlich an so vielen Aktivitäten beteiligt sein? Wo kann diese Person aus aktiven Rollen möglichst entlastet werden?

Zu viele A-Werte:
Gibt es eine ordnungsgemäße Aufgabentrennung? Sollten andere Gruppen für einige dieser Aktivitäten rechenschaftspflichtig sein, um die Prozesse dahinter zu kontrollieren und bei Bedarf zeitnahe Entscheidungen zu treffen? Ist dies gegebenenfalls ein Engpass im Prozess?

Qualifikationen:
Entspricht das Niveau der Person den Anforderungen dieser Rolle? Sind zu viele leitende Angestellte in die routinemäßige Entscheidungsfindung oder Aufgabenausführung involviert, die nach unten eingesetzt werden könnten?

 

RACI-Matrix: Horizontale Analyse

Keine R’s:
Wer macht den Job und erledigt, was getan werden muss? Gibt es C’s und I’s, die hier ggf. die Initiative ergreifen bzw. Verantwortung nehmen sollten?

Zu viele R’s:
Gibt es ggf. zu viele Aktivitäten für dieselbe Aufgabe? Ist dies notwendig?

Keine A’s:
Es muss ein „A“ geben, denn jemand muss für die Sache budgettechnisch verantwortlich sein. Ansonsten besteht die Gefahr, dass die Aufgabe liegen bleibt und nicht die notwendige Bedeutung erhält.

Zu viele A’s:
Es sind zu viele Personen entscheidungsverantwortlich. Das kann verwirren, da dann häufig die R’s das Entscheidungsrecht für sich beanspruchen.

Zu wenige A- und R-Werte:
Der Prozess kann sich verlangsamen, während die Aktivität ausgeführt wird, oder die Prozedur ist möglicherweise veraltet und kann rationalisiert werden, wenn sie nicht benötigt wird.

Jedes Feld ist ausgefüllt:
Müssen wirklich alle funktionalen Rollen konsultiert werden? Gibt es berechtigte Vorteile in der Beratung aller Rollen oder deckt dies nur alle Grundlagen ab?

Viele C’s:
Müssen alle Rollen routinemäßig oder nur in Ausnahmefällen informiert werden? Zu viele zu berücksichtigende können den Prozess verlangsamen.

Viele I’s:
Wenn zu viele Menschen involviert sind, normalerweise zu viele Cs und Is, kann dies das Vorgehen dramatisch verlangsamen.

 

Fazit:

Zusammenfassend ist klar, dass ein gut organisiertes Team entscheidend ist, um ein Projekt erfolgreich abzuschließen. Um dies zu erreichen, ist eine RACI-Matrix von Vorteil. RACI hat aber auch Nachteile, da der Aufwand und die Komplexität schnell anwachsen kann. Bedenken Sie jedoch, dass es bei jedem PM-Tool wichtig ist, dasjenige zu finden, das am besten für Sie funktioniert und auch individuell abgewandelt werden kann.

 

Hier gehts zu Teil #2 der Serie

 

 

Tags:Beiträge, Erfolg, Methoden, Wissen

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