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Interne Kommunikation

Change Communication

11 Tipps für effektive Kommunikation während des Veränderungsprozesses

„Kommunikation ist der Schlüssel zu einer erfolgreichen Veränderung“ – das hört sich vielleicht selbstverständlich und fast schon lapidar an und doch stecken viele Herausforderungen hinter diesem Satz.

Veränderung ist eine Herausforderung. Menschen weigern sich im Allgemeinen, sich zu ändern, nur um weiterhin zu tun, was sie immer getan haben. Im ersten Moment weckt Veränderung oft Gefühle der Unsicherheit. Selbst wenn das Endergebnis einer dauerhaften Veränderung neue und vielleicht sogar bessere Möglichkeiten bietet, würden die meisten Menschen lieber den bekannten Kurs beibehalten. Wie können Sie nun sicherstellen, dass Menschen in Ihrer Organisation dennoch der Veränderung folgen und diese im besten Fall sogar mitgestalten? Ein großer Teil der Antwort lautet: Kommunizieren, kommunizieren, kommunizieren. Und wenn Sie das erledigt haben: noch mal und immer wieder kommunizieren. Wenn Sie die richtigen Informationen zur richtigen Zeit bereitstellen, können die Mitarbeiter verstehen, was wann passiert und welche Rolle sie dabei spielen.

Eine nicht ausreichend geplante und kommunizierte Veränderungsinitiative hat dabei nicht nur intern Auswirkungen, sondern kann auch Ihr Image nach Außen beeinflussen. Eine informierte Belegschaft schadet Ihrer Marke weit weniger, wenn Sie sich verändern. Ein verärgerter oder ängstlicher Mitarbeiter teilt zu viel mit einem Kunden oder berichtet in Social-Media-Kanälen über die Ungewissheit und die Gerüchte, die intern herumschwirren, und Sie haben den Anfang einer Markenfehlstellung und die mögliche Erosion Ihres Kundenversprechens.

 

Kommunizieren Sie effektiv mit Ihren Teams und berücksichtigen Sie folgende Vorgehensweisen:

1. Seien Sie proaktiv

Vermeiden Sie Gerüchteküche oder Flurfunk. Seien Sie bereit zu kommunizieren, bevor Ihr Änderungsvorhaben startet. Frühe Kommunikation kann die negativen Folgen einer Nichteinbeziehung von Mitarbeitern mindern. Wenn Mitarbeiter wissen, dass eine Änderung bevorsteht, sie jedoch keine Antworten auf wichtige Fragen haben, neigen sie dazu, sie zu erfinden. Und die Antworten, auf die sie alleine stoßen, sind oft anders und in der Regel schlechter als die wahren Informationen.
Mangelnde Kommunikation in einem Projekt führt zu Fehlinformationen und Gerüchten, die für das Projekt verheerend sein können. Diese Fehlinformationen können zu Widerständen führen und schaffen große Barrieren, die das Projektteam später im Projektlebenszyklus nur schwierig überwinden kann. Frühe Kommunikation schafft die Basis für engagierte Mitarbeiter und einen erfolgreichen Wandel. Wenn das Projekt den „Go Live“ -Punkt erreicht, haben die Mitarbeiter die Informationen, die sie benötigen, um sich in die Lösung einzubringen.

 

2. Stellen Sie konsistente Nachrichten auf

Entscheiden Sie, was Sie sagen wollen und erstellen Sie eine Reihe konsistenter Meldungen. Hierbei hilft eine Nachrichtenarchitektur, mit der Sie einzelne Botschaften / Informationen vorbereiten und diese dann je nach Zielgruppe anpassen. So möchten Sie beispielsweise eine Nachricht für Ihre leitenden Angestellten anders formulieren als für Mitarbeiter an der Frontlinie. Der Inhalt dahinter muss aber natürlich schon gleichbleiben. Andernfalls fühlen sich Ihre Mitarbeiter schnell falsch oder nicht ausreichend informiert. Die Nachrichtenarchitektur kann eine Matrix sein, in der Sie Zielgruppe und Zeitpunkt der Information abbilden. Die Informationstiefe steigt mit Fortschreiten der Veränderung und sollte jederzeit konkret widerspiegeln: Was heißt das für die Zielgruppe? Was kann die Zielgruppe beitragen.

 

3. Kommunizieren Sie häufig

Wenn eine Nachricht zum ersten Mal übermittelt wird, hören oder verinnerlichen Mitarbeiter möglicherweise nicht immer, was das Unternehmen mitzuteilen versucht. In vielen Fällen beschäftigt sich der Empfänger einer Kommunikationsnachricht mit den persönlichen Auswirkungen, wenn er zum ersten Mal von einer Änderung erfährt. Diese Orientierung beeinflusst, welche Teile einer Kommunikationsnachricht sie aufnehmen. Wenn eine Nachricht nur einmal übermittelt wird, werden die Mitarbeiter niemals das beabsichtigte Verständnis aufbauen. Schlüsselbotschaften müssen immer wieder kommuniziert werden. Die Proscis-Methodik besagt, dass Schlüsselbotschaften fünf bis sieben Mal übermittelt werden sollten, um wirksam zu sein.

 

4. Nutzen Sie mehrere Kanäle

Wenn Sie sich auf einen einzigen Kanal für die Kommunikation verlassen, werden Sie wahrscheinlich nicht alle Mitarbeiter erreichen. Finden Sie verschiedene Möglichkeiten heraus, um Zielgruppen zu erreichen. Kommunikation sollte als Prozess und nicht als Ereignis betrachtet werden. Effektive Kommunikation ist nicht einfach eine einzige E-Mail oder ein einzelnes Kickoff-Meeting oder eine einzelne Videonachricht des CEO, die im Intranet übertragen wird. Kommunikation ist ein Prozess – sie muss mehrere Medien verwenden, um wichtige Botschaften während des gesamten Projektlebenszyklus zu wiederholen und zu verstärken.

 

5. Kommunizieren Sie auch Wartezeiten

Teilen Sie den Zuhörern mit, wann das nächste Update verfügbar ist. Das beruhigt und verhindert Spekulationen, wenn es Kommunikationspausen gibt.

 

6. Beantworten Sie die Fragen der Menschen

Kommunizieren bedeutet nicht einfach, jemandem eine Nachricht mitzuteilen, sondern es ist ein interaktiver und iterativer Ansatz, um echtes Verständnis aufzubauen. Als Teil eines strukturierten, sequenzierten Plans sollten Kommunikationsbemühungen wichtige Mitarbeiterfragen in einer Reihenfolge behandeln, in der der Mitarbeiter die Nachrichten hören möchte. Eine große Falle, die Sie erwarten sollten, ist, dass ein Kommunikator nur darüber spricht, was ihn interessiert und worüber er sich Sorgen macht.
Führende Führungskräfte geraten in diese Falle, indem sie ausschließlich über die Vision und die Zukunft der Organisation kommunizieren.
Mitglieder des Projektteams geraten in diese Falle, indem sie nur über die Lösung und die von ihnen bewerteten Alternativen kommunizieren. Dies ist kein Fehler – es ist wichtig, dass sich leitende Führungskräfte um die Vision der Organisation sorgen, und es ist ebenso wichtig, dass Mitglieder des Projektteams die Lösung im Fokus haben. Bei der Kommunikation mit den Mitarbeitern sollte jedoch angestrebt werden, die relevantesten Fragen zu beantworten, die die Mitarbeiter im Zusammenhang mit dem Wandel haben. Zu den wichtigsten Fragen, die zu Beginn einer Änderung beantwortet werden müssen, gehören: Warum ändern wir uns? Was sind die Risiken, wenn wir uns nicht ändern? Was ist drin für mich als Einzelnen? Wie werde ich beeinflusst? Wie wird mein Team beeinflusst? Die Frage nach spezifischen Details der Veränderung stellt sich gerade am Anfang nicht. Kommunikationspläne müssen zuerst die Fragen ansprechen, die für den einzelnen Mitarbeiter im Vordergrund stehen.

 

7. Verwenden Sie bevorzugte Absender

Es ist ebenfalls wichtig, wer mit den Mitarbeitern kommuniziert. Entscheiden Sie sensibel darüber, welche Informationen die Mitarbeiter von einer Person an der Spitze der Organisation oder ihrer Abteilung erfahren wollen und welche Nachrichten vom unmittelbaren Vorgesetzten kommuniziert werden sollten. Selbst wenn der Inhalt einer Nachricht genau gleich ist, bewerten die Mitarbeiter den Absender der Nachricht. Durch die Verwendung von bevorzugten Absendern wird sichergestellt, dass Nachrichten wie beabsichtigt empfangen werden und die Änderung ernst genommen wird. Hierbei wird auch deutlich, wie wichtig die Rolle der Führungskräfte als Kommunikatoren ist. Unterstützen Sie Ihre Führungskräfte hier mit entsprechenden Schulungen und Coachings, damit diese dieser Anforderung auch gewachsen sind.

 

8. Geben Sie den Mitarbeitern die Chance, gehört zu werden

Bitten Sie die Mitarbeiter, Bedenken auszutauschen, Fragen zu stellen und Ideen anzubieten. Dann ist es Ihre Aufgabe, hier auch Antworten und weiteren Informationen zu liefern, damit Ihre Mitarbeiter nicht das Gefühl haben, in das Schwarze Loch zu schreien.

 

9. Seine Sie ehrlich

Wenn Veränderungen zur Streichung der Arbeitsplätze führen oder zu Arbeitsplatzveränderungen, dann gilt: Es ist besser, ehrlich zu sein. Mitarbeiter durchschauen alle Versuche, negative Informationen zu beschönigen. Auch wenn es unangenehm ist, werden Sie ansonsten schnell das Vertrauen verlieren. Wenn Ihr Unternehmen denjenigen, die entlassen oder denen neue Aufgaben zugewiesen werden, Hilfe und Anleitung anbietet, stellen Sie sicher, dass diese Unterstützungsangebote bekannt und leicht zugänglich sind.

 

10. Den Fortschritt melden und bestätigen

Die meisten Änderungsinitiativen brauchen Zeit. Die Mitarbeiter werden sich beruhigt fühlen, wenn sie Fortschritte sehen, ihre Bemühungen geschätzt werden und die Änderung letztendlich zum Abschluss kommt.

 

11. Seien Sie Ihrer Marke treu und behalten Sie Ihr Kundenversprechen im Auge

Erinnern Sie sich immer daran, warum Ihr Unternehmen existiert, und halten Sie sich an das Versprechen, das Sie Ihren Kunden geben. Finden Sie Möglichkeiten, diese Markenbotschaften in die Kommunikation mit den Mitarbeitern zu integrieren.

 

Tags:Erfolg, Führung

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